Termos de Uso do RotaFlow

Estes Termos de Uso ("Termos") regulam o uso do RotaFlow, sistema web e aplicativo de gestão para transportadoras e transportadores autônomos, fornecido pela FLOWLABS DESENVOLVEDORA DE SOFTWARE INTELIGENTE LTDA ("FlowLabs", "nós"), com sede em Campinas/SP. Ao criar uma conta, contratar um plano ou usar o RotaFlow, você (a transportadora ou o transportador autônomo contratante, e cada usuário vinculado) concorda com estes Termos e com a Política de Privacidade.

Escrevemos estes Termos para serem entendidos sem advogado. Se algo não estiver claro, fale conosco em rotaflowsistema@gmail.com.

1. Objeto e aceite

A FlowLabs concede à contratante uma licença de uso do RotaFlow como serviço (software as a service): não exclusiva, intransferível, limitada ao prazo do contrato e ao plano contratado, para uso na gestão da própria operação de transporte.

O RotaFlow inclui, conforme o plano e os módulos ativados: programação de viagens e rastreio, emissão de documentos fiscais (CT-e, MDF-e), emissão de CIOT, cálculo de piso mínimo de frete, manutenção e compras, abastecimento, jornada de motorista, financeiro, chat interno, aplicativo do motorista e recursos de inteligência artificial.

A licença não dá à contratante nenhum direito sobre o código, a marca ou os bancos de dados do RotaFlow, apenas o direito de usá-lo conforme estes Termos.

2. Cadastro e responsabilidade pelos usuários

• Para usar o RotaFlow é preciso criar uma conta com dados verdadeiros e mantê-los atualizados. Pessoa jurídica é cadastrada por representante com poderes para contratar.
• A transportadora é responsável por todos os usuários que cria dentro da sua conta (funcionários, motoristas, agregados, contador, etc.): pela veracidade dos dados, pelas permissões que atribui, pelo uso que eles fazem do sistema e por remover o acesso de quem sair da empresa.
• Cada usuário deve manter sua senha e seus fatores de autenticação em sigilo. Tudo que for feito com um login é considerado feito pelo seu titular, salvo se ele avisar a FlowLabs de uso indevido assim que souber.
• O login por reconhecimento facial é opcional e depende de consentimento específico do usuário; o acesso por e-mail e senha está sempre disponível.
• O RotaFlow é de uso profissional e não se destina a menores de 18 anos.

3. Uso aceitável

É proibido usar o RotaFlow para:

• lançar dados falsos, emitir documentos fiscais ou CIOT com informações inverídicas ou para operações que não existem;
• acessar, tentar acessar ou interferir em dados de outra empresa ou usuário;
• copiar, decompilar, fazer engenharia reversa, revender, sublicenciar ou disponibilizar o sistema a terceiros fora da sua conta;
• sobrecarregar o serviço, usar robôs de extração em massa ou explorar falhas de segurança;
• enviar conteúdo ilegal, ofensivo ou que viole direitos de terceiros;
• usar os recursos de IA e de WhatsApp para spam ou mensagens não solicitadas.

Em caso de violação, a FlowLabs pode suspender ou encerrar a conta, avisando antes sempre que possível, sem prejuízo de medidas legais.

4. Planos e cobrança

4.1. Transportadora (mensalidade por empresa)

• A cobrança é uma mensalidade por empresa, conforme o plano e os módulos contratados, com quantidade de usuários e limites de uso descritos na contratação.
• O pagamento é feito por PIX ou cartão de crédito, por meio do parceiro de cobrança Asaas, e a mensalidade vence na data combinada na contratação.
• Havendo período de teste gratuito, ele é informado antes da contratação e nada é cobrado até o fim dele.

4.2. Transportador autônomo (cobrança por CIOT)

• No modo autônomo, a cobrança é feita por CIOT emitido, dentro de faixas mensais com quantidade incluída (por exemplo, até 10, 20 ou 35 CIOTs por mês, conforme a faixa escolhida).
• Se o autônomo passar da quantidade da faixa, cada CIOT excedente tem valor unitário informado na contratação. Antes de cobrar qualquer excedente, o sistema avisa e pede confirmação; sem confirmação, não há cobrança adicional.
• A assinatura é paga por PIX. Se a assinatura vencer e não for renovada, o acesso fica limitado à tela de pagamento até a regularização, com um lembrete enviado antes do vencimento.

4.3. Regras comuns

• Os preços podem ser reajustados uma vez por ano ou quando houver mudança de plano, sempre com aviso prévio de pelo menos 30 dias. Se não concordar, você pode cancelar sem custo antes do reajuste valer.
• Em caso de atraso, o acesso pode ser suspenso após aviso; os dados ficam preservados pelos prazos da Política de Privacidade para reativação.
• Serviços de terceiros usados pelo sistema (por exemplo, certificado digital A1, taxas bancárias, tarifas de mensagem do WhatsApp fora do plano) são de responsabilidade da contratante e informados quando aplicáveis.

5. Direito de arrependimento (7 dias)

Documentos fiscais e CIOTs já emitidos durante esse período continuam válidos perante os órgãos competentes e permanecem disponíveis para download conforme a Política de Privacidade.

6. Cancelamento

• A contratante pode cancelar a qualquer momento, sem multa e sem fidelidade, dentro do sistema ou por e-mail.
• O cancelamento vale a partir do fim do período já pago; não há cobrança de novos períodos. Valores de períodos já iniciados não são devolvidos, exceto no caso do direito de arrependimento (seção 5) ou de falha do serviço atribuível à FlowLabs.
• Após o cancelamento, a contratante tem 30 dias para exportar seus dados (documentos fiscais, relatórios, cadastros). Depois disso, os dados pessoais são eliminados, exceto o que a lei manda guardar, conforme a Política de Privacidade.
• A FlowLabs pode encerrar o serviço para uma contratante em caso de violação destes Termos, inadimplência prolongada (após aviso) ou por decisão de descontinuar o produto, neste último caso com aviso prévio de pelo menos 60 dias e devolução proporcional do que foi pago adiantado.

7. Disponibilidade e suporte

• A FlowLabs trabalha para manter o RotaFlow disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, com meta de disponibilidade mensal de 99,5%, descontadas manutenções programadas (avisadas com antecedência e, sempre que possível, fora do horário comercial).
• Indisponibilidades causadas por terceiros (SEFAZ, ANTT, RodoBank, Focus NFe, Meta/WhatsApp, provedores de nuvem, internet ou energia do usuário) ou por força maior não contam contra essa meta, mas a FlowLabs informa a situação e atua para restabelecer o serviço.
• O suporte é prestado em dias úteis, em horário comercial, por WhatsApp, e-mail e pela aba de Chamados dentro do sistema. O sistema também oferece treinamento guiado e ajuda por IA.
• O RotaFlow evolui continuamente: podemos incluir, alterar ou retirar funcionalidades, mantendo o essencial do que foi contratado. Alterações relevantes são comunicadas.
• A contratante é responsável por manter aparelhos, navegadores e conexão compatíveis e por conferir seus dados e documentos.

8. Propriedade intelectual

• O RotaFlow, seu código, design, marcas ("RotaFlow", "FlowLabs"), textos, telas, modelos de documento e tudo que compõe o sistema pertencem à FlowLabs ou aos seus licenciadores e são protegidos pela Lei 9.609/1998 (software) e pela Lei 9.610/1998 (direitos autorais).
• Os dados lançados pela contratante (cadastros, viagens, documentos, fotos, relatórios) são dela. A contratante concede à FlowLabs apenas a licença necessária para hospedar, processar e exibir esses dados na prestação do serviço.
• Sugestões de melhoria enviadas pela contratante podem ser usadas pela FlowLabs livremente, sem obrigação de remuneração.

9. Dados pessoais e anexo de operador

O tratamento de dados pessoais é detalhado na Política de Privacidade, que faz parte destes Termos. Em resumo:

• A transportadora é a CONTROLADORA dos dados que lança sobre seus funcionários, motoristas, agregados, fornecedores e clientes; a FlowLabs é a OPERADORA e trata esses dados por conta e ordem da transportadora, apenas para prestar o serviço.
• A FlowLabs é controladora dos dados da conta de cada usuário (cadastro, login, suporte).

Anexo de operador (art. 39 da LGPD)

Enquanto operadora, a FlowLabs se compromete a:

1. tratar os dados apenas conforme as instruções da transportadora e estes Termos, e não para fins próprios;
2. manter medidas técnicas e administrativas de segurança (criptografia em trânsito, isolamento por empresa, controle de acesso, auditoria, backups);
3. usar apenas os suboperadores listados na Política de Privacidade, informando alterações com antecedência;
4. apoiar a transportadora no atendimento aos direitos dos titulares e em incidentes de segurança, comunicando-os em prazo razoável;
5. garantir que seu pessoal com acesso aos dados esteja sujeito a dever de confidencialidade;
6. ao fim do contrato, devolver ou eliminar os dados conforme instrução da transportadora, respeitados os prazos legais de guarda.

A transportadora, por sua vez, se compromete a ter base legal para os dados que lança (inclusive informar seus motoristas e funcionários sobre o uso do sistema, do rastreador do veículo e do controle de jornada), a manter os dados corretos e a não lançar dados que não sejam necessários à operação.

10. Documentos fiscais e CIOT

• O sistema valida o piso mínimo de frete da ANTT (Lei 13.703/2018 e resoluções vigentes) e bloqueia a emissão do CIOT com valor abaixo do piso. A tabela é atualizada conforme as publicações da ANTT; cabe à contratante conferir enquadramentos específicos (tipo de carga, eixos, operações especiais).
• A FlowLabs não é responsável por multas, autuações, rejeições ou prejuízos decorrentes de dados incorretos lançados pela contratante, de cadastros desatualizados (RNTRC, CNH, placas, inscrições estaduais), de certificado digital vencido, de indisponibilidade dos órgãos ou de decisões fiscais e regulatórias.
• Ambientes de homologação/teste geram documentos sem validade fiscal, claramente identificados no sistema.
• A contratante deve manter contador ou responsável fiscal para orientar sobre tributação, ICMS interestadual, GNRE e demais obrigações; o RotaFlow apoia, mas não substitui essa orientação.

11. Aceite e assinatura eletrônica

Estes Termos, a contratação de planos, as aprovações internas (ordens de serviço, pedidos de compra, despesas), o consentimento para biometria e os demais aceites dentro do RotaFlow são registrados eletronicamente com nome, CPF, data, hora e endereço IP (e, quando disponível, o aparelho usado).

Conforme a Lei 14.063/2020 e a Medida Provisória 2.200-2/2001, essas assinaturas eletrônicas simples têm validade jurídica e são aceitas pelas partes como prova de autoria e de concordância, sem necessidade de assinatura em papel ou de certificado digital. Onde a lei exigir assinatura qualificada (por exemplo, para o certificado A1 dos documentos fiscais), o sistema usa o certificado da contratante.

12. Limitação de responsabilidade

A FlowLabs responde pelos danos que causar por falha na prestação do serviço, nos termos da lei. Ao mesmo tempo, dentro do que a lei permite e sem afastar os direitos garantidos pelo Código de Defesa do Consumidor (em especial o art. 51), as partes combinam que:

• a FlowLabs não responde por decisões de negócio tomadas com base em relatórios, cálculos ou sugestões do sistema ou da IA, que devem ser conferidos pela contratante;
• a FlowLabs não responde por danos causados por dados incorretos lançados pela contratante ou seus usuários, por uso indevido de senhas, por aparelhos comprometidos ou por descumprimento destes Termos;
• a FlowLabs não responde por falhas de terceiros fora do seu controle (SEFAZ, ANTT, RodoBank, Focus NFe, Meta/WhatsApp, Asaas, provedores de nuvem, operadoras de internet), embora se comprometa a atuar para mitigar os efeitos;
• salvo dolo ou culpa grave, ou quando a lei não permitir limitação, a responsabilidade total da FlowLabs perante a contratante por danos indiretos ou lucros cessantes fica limitada ao valor pago pela contratante nos 12 meses anteriores ao fato;
• nada nestes Termos exclui ou reduz direitos que a lei garante ao consumidor de forma irrenunciável, nem a responsabilidade da FlowLabs por incidentes de segurança que ela tenha causado.

13. Disposições gerais e foro

• Estes Termos podem ser atualizados. Mudanças relevantes são avisadas no sistema ou por e-mail com pelo menos 30 dias de antecedência; se a contratante não concordar, pode cancelar sem custo antes de a mudança valer. Continuar usando o sistema após esse prazo significa aceitar a nova versão.
• Se alguma cláusula for considerada inválida, as demais continuam valendo.
• A tolerância com algum descumprimento não significa renúncia ao direito de exigir o cumprimento depois.
• A contratante não pode ceder este contrato sem concordância da FlowLabs; a FlowLabs pode cedê-lo a sucessora que assuma as mesmas obrigações, com aviso.
• Estes Termos são regidos pelas leis do Brasil. Fica eleito o foro da comarca de Campinas/SP para resolver qualquer questão, ressalvado o direito do consumidor de acionar o foro do seu domicílio quando a lei assim garantir. As partes tentarão primeiro resolver a questão de forma amigável pelo canal de contato.

14. Contato

FLOWLABS DESENVOLVEDORA DE SOFTWARE INTELIGENTE LTDA
Campinas/SP — CNPJ 68.584.969/0001-90
E-mail: rotaflowsistema@gmail.com
Sistema: https://sistemarotaflow.com.br

Versão 1.0 — 12 de setembro de 2026.